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专业秘书与助理工作技能情景模拟训练

课程名称:

专业秘书与助理工作技能情景模拟训练

【课程背景】：
随着企业管理水平的要求不断提升，对行政管理人员的专业素质要求越来越高。经常听到一些企业高层抱怨手下的行政管理者还只是一个“高级勤杂工”的角色，经常埋头处理一些琐碎的事务，但从没有系统地全方位处理行政管理工作；同时也有不少的行政管理人士感慨，自己整体忙得天昏地暗，却不但得不到老板、同事的肯定及认同，还常常因夹在管理层及基层而被投诉、抱怨，不知道该如何有效率地处理行政事务，而且感觉也没有专门的培训来增加自己相应的专业技能。为了使行政管理人员有机会快速地全方位提升专业水平，特地开发了这个工作坊，相信各位在职行政管理工作的人士有一个全方位的认知，并从多个角度提升自己的专业水平。

【培训目标】：

提高基行政工作能力，逐步成为合格的企业管理层
掌握行政管理中的各种技巧，提升行政风险管理技能
运用专业的测评工具，了解自己的行为风格并掌握针对性的改善方法
学会快速判断其它人行为风格并与之有效沟通的技巧，提升办事效率

【培训对象】：
企业对外交流和高级接待的管理人士和服务人员：包括办公室主任、行政部经理、董事长秘书、总经理秘书、行政助理、行政主管、行政部门文员、各部门经理等
【培训课时】：12?小时
【授课方法】：录像观摩、互动授课、分组讨论、案例分析、课堂练习
【课程大纲】：

1. 秘书/助理的角色认知

秘书/助理职能
初级秘书/助理：事务性文员
中级秘书/助理：事务性文员＋辅助管理
高级秘书/助理：独立管理＋事务处理
怎样清晰自己的岗位职责――学会编写岗位说明书
优秀秘书与一般秘书的能力差异

2. 五星级的秘书/助理/行政人员

老板/同事心目中坐标系――什么是五星级秘书/助理/行政人员
了解你的上司
自我的品牌意识
工作即产品，学会销售自己
学会管理你的上司
小游戏：听懂经理的话了吗？

3、办公室的5S管理

5S的涵义
怎样做好办公室的整理工作
怎样做好办公室的整顿工作
怎样做好办公室的清洁工作
怎样做好办公室的清扫工作

4、五星级秘书助理/行政人员的专业技能
1) 年度/月度/周度时间表工作计划管理

PDCA工具在制定计划时的灵活使用
怎样做年度/月度/周度工作计划，提供样表
日常工作的跟进管理：五定表的使用
工作计划的要素

2) 事务工作落实跟进追踪管理

事务工作有哪些
学会列事务清单
日常时间管理要诀
时间管理的常用工具
哪些现代化的办公软件你要熟练使用

3) 项目性工作的组织管理

沙盘演练：怎样组织一场周年庆典大会
用项目手册管理工作
制作项目手册的方法
案例分享

4) 文档管理

文档管理标准规范
文档分类的工作规范
文档存储的工作规范
文档查阅的工作规范
文档分装的工作规范
文档销毁的工作规范
文档保密的工作规范

5）学会用图表说话

图表的作用
成功图表的几个关键要素
图表类型（数据类图表和概念类图表）
制作以数据为基础的图表
A/确定要表达的信息
B/确定比较类型选择图表类型
概念类图表示例

5、商务公文写作
1) 商务公文写作的概念及公文的要素
2) 公文写作的技巧

情感指数
“拒绝”公文的格式
树立形象－文章的正式程度
把握公文的整体风格
增加紧急性
增加可信度
使行文简洁
采用积极的语调

3) 公务及商务文书写作常见病例

公文结构层次序号错误
数字的使用错误
计量单位使用错误
标点符号使用错误
名称规范与译名的使用

4) 常用公文写作及公文格式要素范例

通知
报告
请示
批复
会议纪要
邀请信
总结

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